在确定了参加某个展会以后，要根据展会举办的时间进行参展人员的合理分工。

       把确定的展位号、召开时间等及早通知潜在客户和准客户，邀请他们届时参加。参展前把所需要的产品宣传资料、公司简介、产品样机和演示机、现场宣传海报、X展架、其他展览物料、名片、现场签到本、产品价格政策等等分期分批准备充分，以备届时之需。

       另外就是参加展会的人员可能工作岗位不同，会前要把所有参加展会的人员进行必要的培训，从公司简介到产品知识，行业知识等统一对外口径，免得给人以非专业甚至外行的感觉，为企业带来不必要的负面影响。在展会期间，由于时间紧，现场人员多而杂，一定要全力以赴以保证参展效果。首先要合理分工，专人负责宣传资料散发，专人负责物品看管，专人客户接待与产品介绍，专人负责合作洽谈，专人负责收集信息等等。其次一定要牢牢抓住有效客户，约好在其他合适地方及时沟通，深入交流，以促进早日签约。在晚上休息之前，还要召集与会人员开个碰头会，讨论白天遇到的问题、客户的意见，给出应对措施，在接下来的展会期间注意改进。