曾有专家指出，会议营销是从宣传资料的封皮开始的，而宣传资料的设计和制作是一门艺术。的确，宣传资料在会议宣传推广中的作用举足轻重，而且形式多样。宣传资料可以是几张印在廉价纸上的散页传单，也可以是对折的有封面的传单或者是色彩丰富的、材料考究、制作精美的宣传册。其中，宣传册应该包括的关键信息是营销中的5W问题：谁(是会议的主办单位)、(会议的名称和主要内容是)什么、(会议举办的地点在)哪里、(将会有)哪些人(参加)、(会议将在)什么时间(举办)。

　　一、会议宣传资料概述

　　1、会议宣传资料的功能

　　宣传资料在会议营销过程中起着非常关键的作用，其最终目的或者说主要功能就是提供会议的有关信息，激发人们对会议的兴趣。具体而言，表现在以下几个方面：

　　◆强调参加会议的好处，吸引潜在与会者。当目标对象对举办的会议不清楚或存在疑惑的时候，宣传资料可以很好地消除其陌生感，并通过推介会议的亮点，吸引潜在顾客积极报名参加会议。

　　◆提供有关会议策划和大致框架的信息。只有为潜在客户提供足够的信息，他们才会决定是否参加会议。所提供的会议信息可以让预备参加会议的人员做好各方面的准备工作，以便在会议上取得更好的效果。

　　◆提供旅行和到达会议城市后的相关信息。与会者到达会议举办地后，可以根据会议宣传资料上的信息方便地与组委会联系;在与会期间，还可以有选择地在会议目的地及周边地区进行参观游览。

　　◆得到受众是否与会的确认信息。这是会议宣传资料最基本的功能，潜在顾客是否参加会议往往通过宣传资料中所附的注册表或回执来反馈。

　　2、会议宣传资料的主要类型和内容

　　会议宣传资料的类型多种多样，而且随着会议举办和工艺美术水平的提高，各种宣传材料的设计越来越巧妙，选料越来越考究，制作越来越精美。常见的会议宣传资料有宣传单、折页、小册子、信件、VCD以及其它专门为会议推广而设计的印刷品。

　　若按照一对一营销的原理，会议宣传资料的内容应该因对象而变化。事实上，精明的会议策划人已经意识到了这一点，但在实际运作时，为了降低设计和制作成本，会议主办者往往统一使用一种会议宣传材料。一般情况下，一份会议宣传资料(假设是第一份邮寄品)应包括以下五点基本内容：

　　◆会议的基本情况介绍，如会议主题、举办时间、地点、演讲人及议程安排等;

　　◆会议能给与会者带来什么利益，虽然这一点主要通过议题来表现，但材料中能高度概括出来最好;

　　◆会议的创新之处;

　　◆会议的配套服务项目;

　　◆注册信息，如会议主办单位的联系方式、提前报名的优惠措施等。

　　二、会议宣传资料的设计与制作

　　会议宣传资料的设计和制作是一门艺术，就连注册表放在什么地方也要考虑再三。但无论是何种类型的会议，营销人员在亲自设计或选择宣传资料的风格及具体内容时，都应遵循一个基本原理：首先弄清楚宣传材料的受众是谁，他们想了解会议的什么信息，然后再决定采取什么风格和突出什么内容。

　　1、关键因素

　　首先需要提醒营销人员的是：会议不是针对自己的，而要针对观众和他们能够得到的利益。换句话说，会议宣传资料的制作必须以潜在与会者的需求为导向。在设计和制作宣传材料的整个过程中都要坚持这一理念，这对于会议营销战略至关重要。另外，还有5个因素需要特别注意：

　　◆长度。会议宣传材料的长度要因对象而异。有些受众希望得到大量的细节信息，而对于另一些受众，只需得到会议的框架信息就足够了。另外，宣传材料的长度和发放的次序也有关系。一般来说，第一份宣传材料可能很简短，但后来的材料就会长一些，因为这时有了更多的信息可以提供给预期与会者，感兴趣的受众也想获得更详细的信息。

　　◆习语。在宣传材料中很难避免使用一些难懂的字眼，因为对一个人来说习以为常的说法，在另一个人看来可能就是专业术语。因此，尽管在宣传材料中经常需要使用一些专业术语，但必要的谨慎是不可少的，因为有的潜在与会者一看到有这么多的术语，就会拒绝再读下去。

　　◆语法。市场营销的专家建议用现在时和主动语气来撰写宣传材料。

　　◆次序。宣传材料应该按照一定的次序进行组织，使受众从最初的信息开始，清晰、流畅地了解到一些必要信息，最后以某种形式做出反馈。反馈的方式有多种，如注册参加会议，交寄一张名片使自己被列入邮寄名单或要求更多的信息。

　　◆气氛。对于会议宣传材料来说，气氛可以定义为以上各因素与颜色以及形式一起所塑造的综合形象。营销人员必须不断问自己这两个问题：我们想向受众传达什么信息?我们希望他们在看到这份宣传材料后做出什么反映?

　　2、设计标准

　　会议类型及目标受众的不同，甚至是会议主题的相异，都要求会议宣传资料不断做出变化和创新。尽管会议的宣传资料各不相同，但下列这些通用标准对于　会议宣传册的设计者是大有裨益的：

　　◆应该有深浅颜色的强对比。在会议宣传册中，镂空的字体或彩色纸上的白色字体可能效果不错，但若出现在段落中就难以辨认;此外，一些对比不明显的搭配，如红色背景上打印粉红色的字或在深灰背景上使用浅灰，虽然很优雅但不能吸引注意力。

　　◆应该使用简短、明了的句子。长篇的段落或冗长的句子可能会使读者丧失兴趣;带数字和着重号的简单句式比复杂的段落更能吸引人们的注意力。

　　◆应该让他人做最后的校对。设计者应该明确读者能够清楚地理解信息并能够被文章的措辞所打动;校对者应该确认设计者没有流露出傲慢的语气，并且确信他们真诚的建议能够被接受。

　　◆应该充分利用图片来展示美丽的会议举办地或者着名的演说家。如果使用的照片缺乏目的性或仅仅为了填补空间而使用照片，那只能成为读者轻松阅读的障碍。而且，主要的几幅图片必须精心制作，否则，读者会觉得你这不过是用电脑做出来的廉价品。

　　◆在使用照片、艺术品和插图时，要征得原创作者的同意。

　　◆应该谨慎地使用字体。最好选择简单易认、大小合适(正文字号不要小于10号)、老年读者能够看清楚的字体。有时还需要适当地变换字体(如在标题和正文之间)，但是在一份宣传资料中变换的字体一般不要超过3种。

　　◆不能让读者劳时费神地查找联系方式。应该把注册表、酒店简介和房价、酒店预订表格及有关航空公司/火车/汽车的信息放在醒目的地方，而且不能打乱读者阅读的连贯性，避免读者遗漏一些将来需要的重要信息。

　　◆一些关键的联系方式，如电话号码、传真号码、电子邮件地址和其它信息应该包括在注册表中。另外，有时候还应根据会议需要，为残疾人指定一个专门的联系人。

　　◆不是所有正文或图片的空白都需要填满。不刻意填满空白区域，而且能够战略性地分布空白区域，将会让受众的眼睛在阅读过程中不至于感到疲劳。

　　◆花边框中的文字或粗体的工具条是用来强调特色或引用重要演讲人讲话的最有效的工具，就算没有使用艺术效果，单凭这些内容也能使页面增色不少。

　　◆与印刷厂进行仔细的谈判，以便有效控制宣传册的设计进度和印刷成本。每一次补充纸张库存新货等都会在印刷时间、纸张和劳工方面增加成本。精明的营销人员应该对成本保持足够的关注，特别是在考虑金属模版印刷、宣传册封面装饰品等高成本设计的时候更应如此。

　　◆在印刷之前应该出一份宣传册的清样，以检查其中是否存在清晰度、拼写和语法方面的问题。然后，还要对整体的吸引力状况进行评估。若在这个阶段发现问题，修改的成本还不大，至少比在出版后才发现问题要好得多，也省钱得多